Bijlage bij het arbeidsreglement betreffende het e-mailgebruik en de toegang tot het internet

Wanneer in de onderneming een controle op het e-mailgebruik en de toegang tot het internet voor privédoeleinden is ingevoerd, moet de werkgever de bedoelde werknemers inlichten over de volgende aspecten van de controle:

• regels en principes voor het gebruik van deze elektronische onlinecommunicatiemiddelen (rechten en plichten, verbodsbepalingen, sancties);

• controlebeleid en prerogatieven van de werkgever en het toezichthoudend personeel;

• nagestreefde doelstelling(en) bij de controle;

• al dan niet permanente karakter van de controle;

• of de verzamelde persoonsgegevens al dan niet bewaard worden, (desgevallend) plaats en duur van bewaring.

Vooraf moeten ook de ondernemingsraad (of, bij gebrek daaraan, het comité voor preventie en bescherming op het werk of, bij gebrek daaraan, de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek daaraan, de werknemers) worden ingelicht.

De verschillende aspecten van de controle op het gebruik van de e-mail en de toegang tot het internet zullen voorkomen in het arbeidsreglement dat van kracht is in de onderneming.

De overlegprocedure in de ondernemingsraad of, bij gebrek daaraan, met de werknemers, moet worden nageleefd om dit model (opgesteld in overeenstemming met de taalvoorschriften), bij het arbeidsreglement te voegen.

De werkgever dient ook:

• een kopie van de wijziging van het arbeidsreglement te overhandigen aan iedere werknemer (met ontvangstbewijs);

• en deze wijziging mee te delen aan de bevoegde directie van het toezicht op de sociale wetten binnen 8 dagen na haar inwerkingtreding.

Opgelet! Dit model geldt voor het geval van een werkgever die toestaat dat de werknemer zowel voor professionele doeleinden als voor privédoeleinden gebruik maakt van de e-mail en de toegang tot het internet.

Dit document is een model, waarvan het correcte gebruik essentieel is. Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor het verkeerd gebruik ervan. Laat u daarom goed adviseren hoe u dit document kan vervolledigen en implementeren. Wenst u daarvoor een beroep te doen op de expertise van Partena Professional? Neem dan rechtstreeks contact op met onze juristen via legalpartners@partena.be of via 02/549.30.20 (NL) – 02/549.30.10 (FR). Hun tussenkomst maakt in de regel een gefactureerde dienstverlening uit (€35 voor de eerste 20 minuten; nadien op basis van offerte). Buiten de kantooruren (8-17u) kan u uw vraag stellen via het contactformulier.