1

Zeven aandachtspunten bij het opstellen van een vertrouwelijkheidsovereenkomst

Het heeft u bloed, zweet en tranen gekost een baanbrekend idee uit te werken, of u bestuurt een onderneming in volle groei? Dan is de kans groot dat u in de nabije toekomst gesprekken zal aangaan met potentiële kopers, mede-aandeelhouders of investeerders. Deze zullen ongetwijfeld meer informatie nodig hebben dan hetgeen u bereid bent zomaar vrij te geven. Om in alle zekerheid vertrouwelijke informatie te kunnen prijsgeven, moet u een vertrouwelijksheidsovereenkomst opstellen met uw gesprekspartner. Deze zal voorkomen dat de informatie die wordt prijsgegeven verder zal worden aangewend ten nadele van diegene die ze heeft meegedeeld.

Een vertrouwelijkheidsovereenkomst kan zowel eenzijdig als wederzijds zijn. Wanneer deze eenzijdig is, verbindt slechts één partij er zich toe de aan hem meegdeelde informatie vertrouwelijk te houden. Ingeval het over een wederzijdse overeenkomst gaat, zijn beide partijen ertoe gehouden de aan elkaar prijsgegeven informatie geheim te houden.

Eerste tip: bepaal nauwkeurig welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd

Door te omschrijven welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd, bepaalt men welke meegedeelde gegevens niet openbaar mogen worden gemaakt.

Deze omschrijving kan worden aangepast aan de eigenheden van het project en men kan hierin zowel heel algemeen blijven als zeer specifiek aangeven welke informatie vertrouwelijk is. Men kan bovendien de vertrouwelijkheid afhankelijk maken van verscheidene factoren:

  • Afhankelijk van de inhoud: het gaat hier bijvoorbeeld om informatie omtrent het business plan van de onderneming, een klantenlijst, octrooiën, enz.
  • Afhankelijk van de wijze waarop de informatie ter beschikking wordt gesteld aan de tegenpartij: gegevens die beschermd zijn door een paswoord, bijvoorbeeld, zijn per definitie vertrouwelijk.

Tweede tip: neem de looptijd van de overeenkomst in overweging

Indien geen bepaling omtrent de duur van de overeenkomst wordt overeengekomen, wordt de overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor onbepaalde duur. Dit betekent dat de overeenkomst op ieder ogenblik, mits voorafgaandelijke kennisgeving en eerbiediging van een redelijke opzegtermijn, kan worden opgezegd door iedere partij. Na afloop van de opzegtermijn bestaan er geen verplichtingen tot geheimhouding meer in hoofde van de partijen.
Zorg er dus voor dat een termijn wordt bepaald m.b.t. het volgende:

  • De duur van de overeenkomst: de geheimhoudingsverplichting zal gelden m.b.t. de vertrouwelijke informatie uitgewisseld tijdens de duur van de overeenkomst.
  • De duur van de verplichting tot geheimhouding: de geheimhoudingsverplichting kan worden verlengd tot na de initiële duur van de overeenkomst. De vertrouwelijke informatie zal dus voor een bijkomende periode geheim moeten worden gehouden.

Men heeft bovendien de mogelijkheid om de informatie die tijdens de onderhandelingen werd vrijgegeven op te nemen in de overeenkomst. Met betrekking tot de duur van de overeenkomst moet dan worden bepaald dat ook de informatie uitgewisseld voor de ondertekening van de overeenkomst als vertrouwelijk moet worden beschouwd. Het is inderdaad mogelijk te bepalen de overeenkomst in werking treedt voor de datum van ondertekening.

Derde tip: wees zeer algemeen in de beschrijving van de personen die toegang hebben tot de vertrouwelijke informatie

Slechts in uitzonderlijke gevallen zal de uitwisseling van informatie slechts tussen twee duidelijk geïndentificeerde natuurlijke personen plaatsvinden. Meestal zijn meerdere andere actoren betrokken. De overeenkomst bindt echter slechts de partijen die deze hebben ondertekend. Het is dus belangrijk te bepalen dat de tegenpartij verantwoordelijk blijft voor de vertrouwelijkheid van de informatie, zelfs wanneer deze, bijvoorbeeld, beroep doet op zijn werknemers of onderaannemers.

Vierde tip: voorzie een forfaitaire schadevergoeding in geval van schending van de contractuele verplichtingen

De vertrouwelijkheid van de informatie wordt slechts gewaarborgd door de overeenkomst. Eenmaal deze is vrijgegeven aan derden, belet niets hen deze te gebruiken of verder te verspreiden.
Enkel de medecontractant zal dus kunnen worden aangesproken in geval van schending van de contractuele verplichtingen.
De forfaitaire schadevergoeding kan in dit geval een oplossing bieden bij wederrechtelijke mededeling van de vertrouwelijke informatie. Een forfaitair bedrag geniet de voorkeur boven een schadevergoeding berekend op basis van de werkelijk geleden schade, gezien deze soms moeilijk te berekenen en/of bewijzen valt.
Het forfait bepaald in de overeekomst moet erop gericht zijn gelede schade te vergoeden. Men moet dus een bedrag bepalen dat overeenstemt met de redelijk te verwachten schade in geval van wederrechtelijke mededeling van de vertrouwelijke informatie. Men kan hierbij, onder andere, rekening houden met volgende elementen: verlies van een concurrentieel voordeel, marktaandeel, clienteel, enz.
Tenslotte is het belangrijk te noteren dat de rechtbank in sommige gevallen het bedrag van de forfaitaire schadevergoeding kan verminderen.

Vijfde tip: bewaar steeds het origineel van de overeenkomst

Het mag dan wel het jaar 2017 zijn, maar een getekende originele versie van de overeenkomst behoud haar belang voor de hoven en rechtbanken van ons land. Indien nodig kan het contract aan een bewaarder worden gegeven.
Zesde tip: brandmerk welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd
Het komt voor dat de geheim te houden informatie niet nauwkeurig genoeg wordt beschreven of dat het project zodanig is geëvolueerd dat de meegedeelde informatie niet meer binnen het toepassingsgebied van de overeenkomst valt.
In dit geval is het belangrijk informatie duidelijk als vertrouwelijk te brandmerken met behulp van, bijvoorbeeld, een stempel.

Zevende tip: hou rekening met een potentieel geschil

De interpretatie en uitvoering van de overeenkomst zal onderworpen zijn aan het recht van een bepaald land. Dit recht kan vrij worden bepaald. U doet er dus goed aan het Belgisch recht toepasselijk te verklaren.
Bovendien kan men vrij aangeven op welke manier een potentieel geschil moet worden opgelost. Zo kan men opteren voor bemiddeling of arbitrage, die beide alternatieve methoden van geschillenbeslechting zijn waarbij de partij wordt aangeduid die het geschil zal beslechten. Een laatste optie is de gerechtelijke weg. Ook hier kan men vrij bepalen welke rechtbanken bevoegd zijn.

Wenst u nu een vertrouwelijkheidsovereenkomst op te stellen? Neem dan een kijkje op www.lawbox.be. Wij stellen een éénzijdige en wederzijdse vertrouwelijkheidsovereenkomst te uwer beschikking waarin u bovenstaande tips kan integreren. Indien u na aankoop van de overeenkomst nog bijkomende vragen heeft, bestaat bovendien de mogelijkheid om voor €35 extra contact op te nemen met een advocaat.

tips-vertrouwelijkheidsovereenkomst

Enregistrer




Cinq éléments à ne pas manquer lors de la conclusion d’un contrat de bail commercial

Le bail commercial est strictement encadré par la loi belge du 30 avril 1951. Son objectif principal est de garantir au locataire commerçant ou artisan une sécurité et stabilité, notamment quant à son fonds de commerce. Par conséquent, certaines règles sont particulières, voire même obligatoires, en ce sens qu’elles s’appliqueront d’office au contrat.

Il est donc essentiel de garder à l’esprit quelques points avant de conclure et rédiger un contrat de bail commercial.

1 – Le bien loué doit être affecté à un usage commercial ou artisanal

Le contrat de bail commercial implique que le locataire utilise à titre principal le bien loué pour exercer son activité commerciale ou artisanale. Son activité s’exerce en contact direct avec le public.

Les parties, y compris le bailleur (celui qui donne en location), doivent avoir accepté cette affectation, que ce soit de manière expresse ou tacite.

Pour éviter les malentendus et les contestations ultérieures, ayez donc le bon réflexe d’indiquer spécifiquement dans votre contrat que les lieux sont loués à destination d’un commerce ou d’une entreprise artisanale. Pensez également à décrire brièvement le domaine d’activité du commerçant ou de l’artisan (par exemple, en mentionnant qu’il s’agit de l’exploitation d’une boucherie, ou d’une librairie, etc.).

2 – Un bail commercial doit être en principe conclu pour une durée de 9 ans minimum

La loi est très stricte à ce sujet. En effet, vous ne pouvez, en principe, conclure un bail commercial pour une durée inférieure à neuf années. Il s’agit d’une règle impérative (obligatoire) visant à protéger le locataire commerçant ou artisan, ce qui signifie que toute clause prévoyant une durée locative inférieure peut être frappée de nullité. Dans ce cas, la durée du bail sera automatiquement portée à 9 ans. Le locataire a néanmoins toujours la possibilité de renoncer à la nullité d’une telle clause.

Si vous prévoyez une durée locative supérieure à 9 ans, sachez que votre contrat de bail commercial devra être conclu devant un notaire.

Néanmoins, le législateur flamand – bientôt suivi de son homologue wallon – a récemment prévu la possibilité de conclure un bail commercial à court terme, soit pour une durée de moins d’un an. Ce contrat devra être établi expressément et par écrit.

3 – Le locataire commerçant ou artisan peut renouveler le bail commercial jusqu’à 3 fois maximum

Afin de protéger et d’assurer la stabilité du fonds de commerce du preneur, le législateur belge offre au locataire la faculté de renouveler trois fois son bail commercial ; ce qui permet au commerçant ou artisan de rester dans les lieux pendant au total 36 ans.
Chaque renouvellement doit être demandé au bailleur entre le 18ème et le 15ème mois précédant la fin du bail, par l’envoi d’une lettre recommandée.
Le bailleur pourra, de son côté, soit accepter expressément ou tacitement le renouvellement, soit le refuser expressément dans les 3 mois de la demande conformément à l’article 16 de la loi (pour certains motifs uniquement), soit encore faire une contre-proposition. En cas d’acceptation, le renouvellement du bail se produit aux mêmes conditions qu’initialement prévues dans le contrat, ou aux conditions fixées par le preneur dans la demande de renouvellement.
En pratique, nous vous recommandons d’établir un calendrier, qui vous permettra de déterminer à l’avance les dates auxquelles une demande de renouvellement peut être introduite.

4 – Trois possibilités pour mettre fin au bail anticipativement

Il est possible de mettre fin au bail avant l’expiration de la période de 9 ans (ou plus) fixée initialement dans le contrat, et ce dans trois cas bien précis et moyennant le respect de certaines conditions.

Tout d’abord, le locataire commerçant ou artisan dispose toujours de la possibilité de mettre fin au bail à la fin de chaque triennat, soit tous les trois ans. A cette fin, il devra en avertir le bailleur – par lettre recommandée ou par exploit d’huissier –, au moins six mois avant l’expiration de chaque période de 3 ans.
La seconde possibilité est la rupture du contrat de commun accord, qui peut intervenir à tout moment (sans préavis). L’accord des parties devra être constaté par acte authentique ou faire l’objet d’une déclaration devant le juge de paix. Vous trouverez un modèle d’« accord de résiliation amiable d’un contrat de bail commercial » que vous pourrez personnaliser sur Lawbox.
La troisième et dernière possibilité concerne uniquement le bailleur. Celui-ci pourra mettre fin au bail anticipativement à la fin de chaque triennat – par lettre recommandée ou par exploit d’huissier –, et moyennant le respect d’un préavis de 1 an. Le bailleur peut exercer ce droit uniquement « en vue d’exercer effectivement lui-même dans l’immeuble un commerce ou d’en permettre l’exploitation effective » par certains de ses « proches » (énumérés à l’article 3, al. 5, de la loi).

Attention toutefois, cette dernière possibilité n’est envisageable que si – et seulement si – les parties l’ont expressément prévue dans le contrat de bail. Gardez donc bien à l’esprit que si vous ne prévoyez rien dans le contrat, cette faculté dans le chef du bailleur ne sera pas possible.

5 – Donnez une date certaine à votre contrat de bail commercial !

Afin d’éviter toute difficulté ultérieure, il est utile de déposer votre contrat de bail commercial – signé par les parties (en 3 exemplaires) –, à l’administration d’enregistrement du lieu où le bien se situe, et ce dans un délai de 4 mois suivant la conclusion du contrat. Cette formalité est particulièrement importante pour le locataire. En effet, l’enregistrement confère au bail une valeur officielle et une date certaine.
L’intérêt d’une telle démarche n’est pas que théorique. En effet, en cas de vente du bien (par exemple), le locataire commerçant ou artisan sera protégé d’une future expulsion par le nouveau propriétaire différemment selon que le contrat dispose d’une date certaine ou pas au moment de l’aliénation.
Outre par l’enregistrement, le contrat de bail commercial acquiert également date certaine à partir du jour où son existence est constatée dans un acte authentique (par exploit d’huissier, un jugement, ou encore par un acte notarié).

Frédéric DECHAMPS & Chloë DE CLERCQ, Avocats au barreau de Bruxelles – lex4u.com

contrat bail commercial