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Vijf tips om een degelijke beheerovereenkomst voor een website op te stellen.

Een website ontwerpen en bouwen is een belangrijke stap in de ontwikkeling van een onderneming. Een website stelt u in staat u op het wereldwijde web naar potentiële klanten toe te profileren en u te onderscheiden van concurrenten. De laatste stap bestaat eruit de vinger aan de pols te houden door ervoor te zorgen dat de website up-to-date en vooruitstrevend blijft.

Het is daarbij van belang in het beheer en het onderhoud van de website te voorzien. Daarvoor staat meestal een derde in, de “webmaster”, waarmee in voorkomend geval een overeenkomst moet worden afgesloten.

De beheerovereenkomst voor een website is een traditioneel onderhoudscontract dat eerder de nadruk legt op de inhoud van de website dan op louter technische aspecten. De overeenkomst kan uiteraard, desgewenst, worden aangepast aan specifieke behoeften en verwachtingen.

Het is uitermate belangrijk een overeenkomst op te stellen die naadloos aansluit bij de huidige en toekomstige activiteiten en noden van de onderneming. Onze aanbevelingen stellen u in staat de juiste houding aan te nemen bij het sluiten van de overeenkomst in kwestie.

Eerste tip: voorzie een preambule

Een voorwoord of preambule is van groot belang voor elke overeenkomst. Deze doet dienst als introductie bij de overeenkomst en laat toe de context van het beheer van de website en de bedoeling van de partijen voor het sluiten van de overeenkomst uiteen te zetten.

Het opstellen van de preambule mag niet over het hoofd worden gezien. Indien geschillen ontstaan tussen de partijen, zal de preambule immers toestaan bepaalde elementen van de overeenkomst te interpreteren, voornamelijk in het licht van de bedoeling van de partijen.

Tweede tip: beschrijf de prestaties van de webmaster zo precies mogelijk

De taken die de webmaster op zich neemt zijn zeer divers. De meest voorkomende opdrachten zijn bijvoorbeeld:

  • in het onderhoud van de website voorzien;
  • de nodige wijzigingen aanbrengen aan de navigatie en de design van de website;
  • het verbeteren van de opmaak, de fouten en storingen van het systeem;
  • de website van nieuwe inhoud en pagina’s voorzien;
  • Up-to-date houden en opslaan van de gegevensbasis een – bestanden van de website;

Het is bovendien mogelijk te voorzien dat de webmaster zich ertoe verbindt promotionele activiteiten te ondernemen ten voordele van de website door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de website optimaal wordt opgepikt door zoekmotoren (SEO in Google, Bing, enz.).

Derde tip: bepaal de deadlines waarbinnen de webmaster moet tussenkomen

Vermijd bij de webmaster te moeten aandringen om als prioritair te worden behandeld. Wees hiervoor zo duidelijk mogelijk met betrekking tot de uitvoeringsmodaliteiten van de diensten die de webmaster verleent, in het bijzonder wat de deadlines betreft waarbinnen deze moet tussenkomen. Men doet er bijvoorbeeld goed aan te bepalen dat de webmaster aan de storing moet verhelpen binnen een bepaalde tijdspanne na kennisname ervan.

Vierde tip: bescherm uw gegevens, ze zijn vertrouwelijk!

Om zijn opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren zal de webmaster toegang hebben tot informatie die van grote waarde zijn voor de voeren van uw onderneming. Deze gegevens kunnen zelfs handelsgeheimen zijn. Het is dus van groot belang deze gegevens te beschermen en ze vertrouwelijk te maken ten opzichte van de webmaster. Dit geldt eveneens voor de paswoorden en toegangscodes tot de website en de inhoud ervan.

Vijfde tip: bepaal een kader voor de vragen met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten

Het ontwerpen van een website en de inhoud ervan kan aanleiding geven tot het ontstaan van intellectuele eigendomsrechten (auteursrecht, merkenrecht, enz.).

Teneinde zich te beschermen tegen namaak of enige aanspraken, in het bijzonder door de webmaster, moet worden voorzien dat alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de website en de inhoud ervan u toekomen en u exclusief zullen blijven toekomen in de toekomst, of, in voorkomend geval, de eigendom zijn van derde ontwikkelaars van wie een licentie is bekomen voor bepaalde, in de overeenkomst nader te bepalen, elementen.

Stel een beheerovereenkomst voor een website op.

beheerovereenkomst website

Met deze vijf tips ben u klaar om – met behulp van de Lawbox questionnaire – een gepersonaliseerde beheerovereenkomst voor een website op te stellen en aan te passen aan uw project.

Hebt u desondanks nog vragen? Dan kan u eenvoudigweg beroep doen op een advocaat na aankoop van uw document.

Door Chloë DE CLERCQ, advocaat aan de Brussels balie – lex4u.com




5 astuces pour bien rédiger votre contrat de gestion de site web

La création et la mise en ligne de votre site web est une étape importante dans la vie de vos affaires ! Vous disposez à présent d’un site internet vous permettant de vous positionner sur le web. Reste à présent à garder le cap et veiller à disposer d’un site web à jour et évolutif !

En effet, il est essentiel d’organiser et d’encadrer la gestion et la maintenance de votre site web. Pour ce faire, vous conclurez un contrat de gestion de site web avec un tiers – appelé le « webmaster » – qui dispose de toutes les compétences requises pour assurer cette tâche.

Le contrat de gestion de site web est une forme de contrat de maintenance “classique”. Il est davantage axé sur le contenu du site que sur les aspects purement techniques. Néanmoins, gardez bien à l’esprit que vous êtes toujours en mesure d’adapter le contrat selon vos besoins et attentes spécifiques.

Il est primordial de vous munir d’un contrat de gestion de site web qui réponde parfaitement à vos activités, projets et besoins, pour le présent et pour l’avenir. Grâce à nos conseils, vous serez en mesure d’adopter les bons réflexes lors de la conclusion du contrat.

1ère astuce : prévoyez un préambule

Nous n’insisterons jamais assez sur la nécessité et l’utilité d’insérer un préambule dans tout contrat. Celui-ci est une sorte d’introduction au contrat, un avant-propos permettant aux parties d’exposer le contexte de la gestion du site web ainsi que l’intention des parties en concluant le contrat.

La rédaction du préambule ne doit pas être prise à la légère. En effet, son contenu permettra – en cas de litiges entre les parties – d’interpréter certains éléments du contrat, notamment au regard des intentions respectives.

2ème astuce : décrivez le plus précisément possible les prestations de votre webmaster

Les tâches à accomplir par le webmaster sont diverses et variées. Les missions les plus courantes et d’ordre général sont par exemple :

  • assurer la simple maintenance du site web ;
  • effectuer les changements nécessaires à la navigation sur le site ainsi que concernant le design de pages web ;
  • corriger les mises en page, les erreurs et les dysfonctionnements du système ; publier de nouveaux contenus ;
  • ajouter de nouvelles pages ;
  • prise en charge des opérations de réactualisation et de sauvegarde de la base ainsi que des fichiers de données du site web.

Il est également possible de prévoir que le webmaster s’engage à entreprendre sur le réseau internet des actions promotionnelles en faveur de vote site web, par exemple en travaillant et optimisant votre référencement (SEO) dans les résultats des moteurs de recherches (tels que Google, Bing, Yahoo, etc.).

3ème astuce : précisez les délais d’intervention du webmaster

Simplifiez-vous la vie et évitez de devoir courir après votre webmaster afin qu’il vous place dans ses priorités du jour.
Soyez donc le plus précis possible quant aux modalités d’exécution des prestations de votre webmaster, notamment en fixant des délais d’intervention. Par exemple, vous pouvez prévoir que le webmaster s’engage à corriger les dysfonctionnements du système dans un certain délai dès la connaissance du dysfonctionnement.

4ème astuce : vos données sont confidentielles. Protégez-les !

Pour les besoins de la bonne réalisation de ses prestations, le webmaster aura accès à certains éléments d’informations qui peuvent avoir une importance stratégique pour vos affaires. Ces informations peuvent en effet représenter des secrets commerciaux. Il est donc primordial de protéger ces données et de les rendre confidentielles à l’égard du webmaster ! Cela vaut également pour les mots de passe et codes d’accès au site web et à son contenu.

5ème astuce : encadrez les questions de propriété intellectuelle

La création d’un site web ainsi que son contenu peuvent faire l’objet d’une protection en vertu des droits de propriété intellectuelle (droit d’auteur, droit des marques, …).

Afin de vous prémunir contre toute action en contrefaçon ou recours ultérieurs, notamment introduit par le webmaster, vous devez prévoir que tous les droits de propriété intellectuelle liés au site web et à son contenu sont et demeurent votre propriété exclusive, et le cas échéant, sont la propriété exclusive des tiers développeurs qui vous auraient accordé une licence pour certains éléments que vous préciserez en détails dans le contrat.

Vous êtes prêts !

Rédiger contrat de gestion de site web

Forts de ces conseils, vous êtes à présent en mesure de personnaliser – via le questionnaire Lawbox – votre contrat de gestion de site web, de manière à l’adapter à votre projet et relation contractuelle à venir !
Vous avez néanmoins une question ou un doute ? Facile. Vous avez toujours la possibilité de faire appel à un avocat en option au moment de l’achat de votre document.

Par Chloë DE CLERCQ, Avocate au barreau de Bruxelles – lex4u.com